FMS财务管理系统:礼品卡管理

 

本文总结了FMS财务管理系统中的礼品卡管理,以及如何根据不同类型卡的流程和管理,进行相应的账务处理。

目前在各大电子商务网站或APP购买商品时,在支付时有很多网站都可以使用礼品卡,对于礼品卡的管理也是公司及财务部重点关注的,国家商务部对于礼品卡的销售与使用都有严格规定。

礼品卡按介质可以分为实物礼品卡、电子礼品卡两种类型;按照面值又可以分为5元、10元、100元、500元等;按照是否储值分为储值礼品卡与非储值卡;目前在京东、家乐福等大的电商网站及超市都有实体礼品卡销售。

从字面就可以看出“礼品”二字,这既可以是互相礼赠的一种形式转换,也可以是公司福利的一种方式,又可以是公司为促进销售而开展的一种特殊促销手段,礼品卡可以打折销售,可以大宗购买;在日常生活中已经成为非常常见的一种形式。

3. 礼品卡与财务的关系及重要性?
我个人理解,礼品卡=现金,它实际上销售的就是现金,和钱有重要的关系,所以对于礼品卡(现金)的管理,财务部是非常重视的,需要严格的流程和制度来管理控制。

礼品卡不同于优惠券或红包、积分等,礼品卡是现金的载体,实际上就是现金,不论你使用或不使用它的价值都是存在的;而优惠券、红包、积分是商家为了促销而采取的一种手段,你使用它就有价值,不用它就没有价值,当然积分如果可以兑换成现金时,那么它也有其价值。
综上所述,在财务系统中要监控与现金流有关的内容,尤其是礼品卡。
因为礼品卡可以当现金购买商品,所以盗刷的风险需要重点防范,这需要系统在设计时充分考虑这部分安全性。对于实体卡的出入库、绑定、挂失等也要有相应的制度策略。
笔者在这里主要以有面值的礼品卡来作说明(对于折扣卡、提货卡等可以参考),卡的类型不同流程和管理都不相同,财务在账务处理上也不相同。
要管理好礼品卡,就需要有完整的数据来记录礼品卡的生命周期,主要的过程如下:
生成:即根据业务部或公司需求生成礼品卡(卡号、密码)。制作:如果是实物卡,则需要联系礼品卡制作方印刷制卡。入库:当礼品卡制成后,需要先进行抽样质检,主要检查卡号与密码是否正确(密码是有涂层保护的,质检的卡需要作废),合格后其余卡进行入库,一般礼品卡的管理在仓库都是作为高值品保管的。出库:用户购买、公司领用后,都需要进行下订单或领用单;然后仓库做出库操作,出库的礼品卡要按卡号或唯一码管理出库流程操作。使用:首先用户要绑定礼品卡(礼品卡充值可以在此节点或在出库节点),用户购买商品进行支付。终结:最后礼品卡金额使用完后,礼品卡余额变为零,状态为结束;如果礼品卡到期未使用,礼品卡状态变为到期终止。
对于礼品卡的管理,实际上也是其状态的流转,类似于订单的流转一样,每个环节都有相应的逻辑处理,这里简单列出几个状态,供参考。
礼品卡最重要的信息是卡号,它是唯一的,里面的金额变动是用户与公司最关注的;但是在入库、销售时礼品卡是作为商品进行收货和销售的,所以它实际是一种商品即SKU。
入库:根据SKU创建采购订单而不是礼品卡号。出库:在网站或APP上销售礼品卡时,选择商品SKU加入购物车,当商品在仓库出库时才会根据礼品卡号(唯一码)进行出库。批次:同一批次礼品卡申请时,可能包括不同面值的礼品卡,所以批次号与SKU对应关系是n:n。
下面再简单说明一下“礼品卡生成与入库流程” 和 “销售与出库流程”两个流程:
礼品卡申请:根据业务及公司需求需要申请礼品卡,每个申请批次可以申请多种面值的礼品卡,由业务部门(市场部)提出申请。财务审核:财务要核实申请的礼品卡面值总金额(一旦卖出此部分礼品卡就是预收款项);如果是实物卡要考虑制作成本费用。审核:系统启动礼品卡生成服务开始生成礼品卡卡号、密码(密码要经过加密保存),关于礼品卡卡号与密码的管理,可以参照用户管理模块(只不过密码是固定的不能重置),后续在礼品卡绑定时也会用到;卡号生成要有规则建议不要采用顺序号。实物卡:需要进行制卡,此时需要导出卡号与密码,此部分在流程上要有所控制,与制作方签订保密协议等手段。此部分有一定的卡号与密码泄露风险(所以卡未出库不会充值);同时密码是有涂层保护。创建采购单:当卡制作完成可以创建采购订单,供应商可以是本公司或分公司,根据SKU创建入库的礼品卡数量,生成采购单,传到仓储准备入库。仓库入库:要按礼品卡管理流程操作,用礼品卡号(唯一码)方式入库保存;对于礼品卡属于高价值商品,所以与普通商品的管理有区别,一般设置有专门的高值区严格按流程操作。
销售订单:订单类型为实物礼品卡或电子礼品卡订单,用户下单购买。出库:电子礼品卡直接发送给购买用户(手机短信方式通知卡号密码),实物礼品卡按礼品卡出库流程进行,出库后的礼品为已激活状态(未绑定)用户绑定礼品卡:用户输入卡号、密码进行绑定,此时需要礼品卡卡号密码管理接口进行验证;此外为了保证安全性,还需要调用礼品卡出库接口来验证礼品卡是不是正常的销售出库,如果不是则不能绑定;双重验证能够相对减少风险。
以上简单描述了相关流程,这几部分在财务上都需要进行礼品卡的跟踪监控,尤其是已经销售出库的礼品卡及其使用情况。
是财务盘点及跟踪的一个方面,此部分库存与SKU的商品库存管理不同,要细化到礼品卡号维度。要有礼品卡SKU库存数量与礼品卡卡号的核对机制(未出库的礼品卡数量=SKU数量)。
每个礼品卡是哪个销售订单出库的?哪个用户绑定了?哪个普通订单支付时使用了此礼品卡,使用了多少钱?礼品卡余额多少?礼品卡当前状态是什么?礼品卡什么时候到期?这些都需要每个礼品卡都有一个自己的台账,清晰了解每张礼品卡的生命周期。
因为礼品卡销售出库了,就会有预收款(实际为负债),所以统计本期使用的礼品卡金额是多少;已到期未使用的礼品卡金额是多少;未到期未使用的礼品卡金额是多少;期初礼品卡金额是多少;计算期末礼品金额是多少,并核对差异。
此部是不是与商品的动态平衡表有些类似,确实如些,礼品卡要管理的足够详细,财务在账务处理上才能更准确,更方便;报表一般按月生成(具体看财务要求)。
这里列举下财务在礼品卡销售和使用时如何记账以帮助理解。
这里小结一下,销售礼品卡的收入只能作为预收款入账,只有在用户真正使用后才会确认收入;如果礼品卡到期后未使用,会计上会结转预收款余额作为其他收入入账;对于领用礼品卡等的会计处理是要作为费用进行会计处理的,有兴趣的可以百度下这部分内容,这里只是把知道的一点记录下来。
最后说明一下,礼品卡的管理可以理解为一个小的进销存管理,它的库存与商品库存管理类似,也有动态平衡报表,礼品卡期初金额+礼品卡金额变动(有正有负)=礼品卡期末金额,财务最终确认收入也是等用户使用了才可以作账,否则销售礼品卡金额为负债,此外礼品卡使用时不能开具发票(因为购买时已经开具发票)。
再强调一下礼品卡等同于现金,非常得要,感谢您的阅读!
[声明:本人水平有限,书写电商财务系统系列的目的是个人的总结,同时希望看到此文章的人能够给出建议,在此感谢!]
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